如何更換貿易合規軟體（遷移實作手冊）
Chen Cui Co-Founder of GingerControl 這次更新：改寫為從試算表或沒有 ERP 起步的做法；紀錄保存期限依 19 CFR 163.4 和 163.6 重新查核；拿掉已停用的產品說法。
要更換貿易合規軟體又不弄丟紀錄：準時送出不續約通知，在舊合約結束前匯出每一筆稅則分類紀錄和它的理由，整理產品資料，拿一批零件讓新舊系統平行運行，上線前檢查搬過來的 HTS 稅號和關稅稅率，並把舊紀錄保存滿法定期限。對一位要把 8,000 個 SKU 從試算表和舊 GTM 模組搬出來、離續約只剩 120 天的主管來說，最難的是紀錄：依 19 CFR 163.4，大多數紀錄在進口日後五年內都還在範圍內。
我是 GingerControl 的共同創辦人 Chen Cui。我們打造 GingerOS，一個照你的流程、用現有的資料運作，有沒有 ERP 都可以的 AI 貿易合規平台，所以一個專案很可能就從這裡開始：一份試算表、一套舊模組和一個續約日期。這篇只談更換本身。要挑新系統，請看我們的貿易合規軟體選購指南；要問任何廠商的問題，請看20 點選購檢查清單。
怎麼更換貿易合規軟體又不弄丟紀錄？
方法是在停止付費之前，把每一筆紀錄都從舊系統搬出來，而且是不靠舊系統也打得開的格式。遷移裡的其他事情都能重來，弄丟的稅則分類歷史不能。
- 通知先讀續約條款，先送通知
- 匯出稅號、理由、歷史、證書、日誌
- 整理每個零件、每個法人一列，每個缺口都標出來
- 平行運行新舊系統跑同一批樣本，差異逐一決定
- 檢查稅號和稅率對照最近的進口申報
- 歸檔舊紀錄保存滿法定期限
離續約還有 120 天的話，以下是建議的時程；順序比速度重要：
| 時間 | 步驟 | 跳過會出什麼錯 |
|---|---|---|
| 第 1 週 | 讀續約和通知條款；照合約要求送出通知 | 舊合約再續一期 |
| 第 1 到 4 週 | 匯出每一筆紀錄，並測試檔案打得開 | 還沒發現缺了欄位，存取權就結束了 |
| 第 2 到 8 週 | 整理產品資料；設定新系統 | 舊錯誤帶著新日期搬進新系統 |
| 第 6 到 14 週 | 拿一批樣本讓新舊系統平行運行 | 錯的稅率用在真正的進口申報上 |
| 上線前 | 檢查搬過來的稅號和稅率 | 漏掉一項第 99 章（Chapter 99）關稅，已申報的報單少繳關稅 |
| 上線後 | 歸檔舊紀錄 | CBP 要調閱的紀錄你已經打不開 |
什麼時候該離開試算表或舊 GTM 模組？
當你的檔案已經說不出某個稅號為什麼這樣選，或新規定打到哪些零件時，就該離開了。試算表存稅號很好，存理由很差：一個法人的那份會跟另一個法人的那份越差越遠，關稅一變動、碰到第 4,312 列時，也沒有人會被通知。
有三個訊號一再出現：
- 同一個零件有兩個稅號。 不同法人或報關行各自分類。解法寫在同一產品在不同法人有不同 HS 稅號。
- 每次規定一變就得手動搜尋。 每來一份公告，就有人照稅則節次篩選試算表，然後希望篩對了。
- 沒有人拿得出理由。 CBP 一寄來 CF-28，答案就得從 email 裡重新拼湊。請看用你的稅則分類歷史回覆 CF-28。
舊 GTM 模組的問題不一樣：它常常留得住紀錄，卻跟變動發生的工廠和供應商隔得很遠。舊 GTM 系統四散與資料層談什麼時候該加一層，而不是全部換掉。
合約續約前 120 天，夠不夠換？
通常夠，前提是第一週就送出通知、第一個月就開始匯出。更換本身很少是慢的那一段；慢的是到第三個月才發現有個欄位從來沒匯出來。
我們自己的 GingerOS 專案，從第一次通話到上線通常是 8 到 16 週，五個階段裡的前兩個在簽約之前就完成 [5]。只要紀錄及早離開舊系統、資料整理同時開始，就放得進 120 天。如果通知期限已經過了，以書面向舊廠商要求短期延長或較短的續約期，談的同時繼續匯出。
舊合約結束前，該匯出什麼？
凡是能解釋過去某個決定的東西都要匯出，不只是目前的稅號清單。CBP 問的是你已經申報過的進口申報，所以重要的紀錄，是能說明你在那一天知道什麼的那一份。
| 紀錄 | 為什麼需要 | 存取權結束前要確認 |
|---|---|---|
| 每個零件的 HTS 稅號，連同設定日期和核准人 | 說明每一筆進口申報當時適用的稅號 | 日期和核准人都有匯出，不只是稅號 |
| 每個稅號背後的理由：引用的規則、註釋和裁定 | 你的合理注意義務紀錄 | 自由文字的備註和附件也有匯出 |
| 稅號歷史：舊稅號和變更時間 | 解釋用舊稅號申報的進口申報 | 變更過的列保留了新舊兩個值 |
| FTA 和原產地文件、供應商證書 | 支持過去進口申報上的優惠稅率主張 | 匯出後到期日還在 |
| 你持有的裁定 | 約束特定貨物的稅則分類 | 裁定編號有連到對應的零件 |
| 使用者和核准日誌 | 說明誰在什麼時候決定了什麼 | 時間戳記保留了時區 |
以書面向廠商確認匯出格式，並在送出最後通知之前，不用他們的軟體逐一打開每個檔案。你已申報的進口申報也存在 CBP 的 ACE 裡，用 ES-003 報表就能逐行調出，拿來跟舊系統的內容比對。
法人沒有 ERP 或資料很亂，要怎麼開始？
從那個法人現有的東西開始：試算表、email、PDF 和供應商檔案就足以起步。新系統底下不需要 ERP，資料亂是一件要整理的工作，不是等待的理由。
在 GingerOS 專案裡，沒有 ERP 的法人會得到一套資料儲存環境，以及替它的團隊設計的資料流。雜亂的資料先清理、整理，我們再在上面建置 AI 系統 [5]。GingerOS 讀得了 email、PDF、Excel 檔和圖片；不讀影片 [6]。
整理本身是踏實的工作：
- 每個零件、每個法人一列，重複的料號合併。
- 每個沒有記錄理由的稅號都標出來，而不是刪掉。
- 列出缺少的事實（材質、功能、零件怎麼使用），因為稅號就由這些決定。上線之後，GingerOS 在建議 HTS 稅號之前，會先問缺少的事實。
如果這個法人是併購來的，它過去的進口申報要另外檢查；原因寫在我們的併購貿易合規盡職調查指南。供應商那一端的資料問題，請看為什麼供應商資料品質決定稅則分類的準確度。
新舊系統要不要平行運行？
要，拿一批樣本跑，直到每一處差異都有決定。挑出貨最多、關稅繳最多的零件，兩邊都跑，並繼續用舊流程申報，直到新系統的結果一致，或有人決定了哪一個對、為什麼對。
兩條規則讓平行運行不流於形式：
- 差異是一個問題，不是一份錯誤報告。 有時新系統是對的，舊稅號錯了好幾年。這值得知道，也值得跟你的報關行仔細看一遍過去的進口申報。
- 不要一次全部搬。 分批搬，依法人或產品系列分，每一批都簽核。不再進口的零件可以晚點搬，或直接歸檔。
如果更換期間真的用錯了稅率，你的報關行可以對尚未核定的進口申報提出報單事後更正（PSC），期限是進口日後 300 天內，且在預定核定日至少 15 天前，以先到者為準，而且 CBP 沒有在審查該筆申報 [7]。這個期間一過，途徑就是核定後提出異議（protest），或主動揭露。
上線前，怎麼檢查搬過來的 HTS 稅號和關稅稅率？
逐一比對稅號，再拿一批最近的進口申報重算關稅，跟當初申報的數字對照。搬過來的稅號清單可能看起來沒錯，卻還帶著一張舊稅率表。
每個進口日都要檢查美國的每一層關稅，不只是基本稅率：
- 基本 MFN 稅率、每一項 Section 232 和 Section 301、其他第 99 章關稅、商品處理費（MPF）和港口維護費（HMF）。
- 強迫勞動 Section 301，適用於 2026 年 7 月 24 日起進口的貨物：依國家是 10% 或 12.5%（部分國家是扣除 MFN 稅率後的差額，例如歐盟和日本），部分 Section 232 物品和 USMCA 貨物可以豁免 [4]。
- Section 122，只適用於 2026 年 2 月 24 日到 7 月 23 日進口的貨物 [3]。稅率表如果過了這個日期還在加它，就是警訊；請看Section 122 說明。
一次抽查一個稅號，可以用 GingerLite 的 Tariff Calculator，它會依你輸入的進口日，把每一層關稅各列一行。要有系統地檢查整份清單，如何稽核現有的 HTS 稅號一步一步帶你做。
舊系統的紀錄要保存多久？
依 19 CFR 163.4(a)，大多數紀錄要保存到進口日後五年。沖退稅紀錄要保存到該申請款項支付後滿三年，裝箱單另有較短的期限 [1]。
CBP 要求調閱進口申報紀錄時，要在收到要求後 30 個日曆天內提出；如果貨物能否進口或放行取決於這些紀錄，期限會更短。CBP 進口申報紀錄清單上的紀錄提不出來，每一次貨物放行可能被罰最高 10,000 美元或該貨物核定價值的 40%（過失），故意的話最高 100,000 美元或 75%，以較低者為準 [2]。換系統不會改變這些規定。把舊紀錄歸檔在不靠舊廠商也打得開的地方，並寫下存放位置。完整規定請看我們的 19 CFR 163 紀錄保存指南。
更換要花多少錢？
更換的成本是平行運行期間兩份合約重疊的費用、團隊花在匯出和檢查的時間、資料整理，以及新系統本身。報價裡最常漏掉的就是資料整理，所以要問每家廠商有沒有包含，以及資料雜亂的法人怎麼計價。
GingerControl 的 GingerOS 在 Prototype Week 之後依專案報價，所以資料整理，以及替沒有 ERP 的法人設計的資料流，簽約前就已經在報價裡。各類廠商怎麼收費，比較在貿易合規軟體的計價模式；回本怎麼算，在貿易合規軟體 ROI 計算。
換成 GingerOS，過程是怎樣？
換成 GingerOS，從 Prototype Week 開始：一次談你流程的通話，三天內做出你自己流程的可點選原型，同一週開需求會議，之後報價。不需要任何系統權限，也不碰正式環境的資料。
接下來：
- 連線依每個客戶個別設定：唯讀、分階段、不搬移主檔資料。GingerOS 成為稅則分類決定的正式紀錄系統，ERP 欄位成為下游的副本。你的 IT 團隊可以在 IT 頁面看怎麼做。
- 核准的結果連同稽核軌跡寫回你的 ERP，任何規定、零件或供應商變動碰到的每個 SKU 都會重新檢查。
- 稅則分類在建議稅號之前會先問缺少的產品事實，並把理由記錄下來供你核准。我們的稅則分類僅供一般參考、教育和規劃用途；稅號用在進口申報之前，會由你的持照報關行審核。
規劃你的更換
先抓兩個日期：合約的通知截止日，以及匯出必須完成的那一天。如果想先看你的法人、報關行和紀錄哪裡對不上，合規稽核是一次 30 分鐘的檢視，會告訴你先修哪裡。準備好看你自己的流程時，預約 Prototype Week。
參考資料
- Legal Information Institute, Cornell Law School, 19 CFR 163.4, Record retention period
引用資料：紀錄自進口日或該項活動日起保存 5 年；沖退稅紀錄保存到該申請款項支付後滿三年；裝箱單自放行或附條件放行期間結束起保存 60 個日曆天
來源：19 CFR 163.4
發布日期：2026年10月11日閱讀 - Legal Information Institute, Cornell Law School, 19 CFR 163.6, Production and examination of entry and other records
引用資料：進口申報紀錄須在收到要求後 30 個日曆天內提出，涉及准許進口或放行時期限更短；(a)(1)(A) 清單上的紀錄提不出來，每一次貨物放行：故意者最高 100,000 美元或核定價值的 75%，過失者最高 10,000 美元或 40%，以較低者為準
來源：19 CFR 163.6
發布日期：2026年10月11日閱讀 - Federal Register, Proclamation 11012, Imposing a Temporary Import Surcharge To Address Fundamental International Payments Problems (Section 122)
引用資料：對 2026 年 2 月 24 日起至 2026 年 7 月 24 日美東夏令時間凌晨 12:01 止進口的貨物，加徵 10% 附加關稅
來源：Proclamation 11012
發布日期：2026年2月25日 - Federal Register, Office of the U.S. Trade Representative, Notice of Actions in Section 301 Investigations of Acts, Policies, and Practices of Various Economies (forced labor), 91 FR 47318
引用資料：依經濟體加徵 10% 或 12.5%（歐盟和台灣設定為 MFN 加 Section 301 合計 10%；日本、韓國和瑞士合計 12.5%），適用於 2026 年 7 月 24 日起進口的貨物；豁免包括列名的 Section 232 物品，以及免稅進口的加拿大和墨西哥 USMCA 貨物
來源：91 FR 47318
發布日期：2026年7月28日 - GingerControl, Business engagement: Trade Compliance Software Implementation, Phase by Phase
引用資料：Prototype Week（一次通話、三天內做出可點選原型、同一週開需求會議、之後報價）；客製建置從頭到尾通常 8 到 16 週；沒有 ERP 時建立資料儲存並替團隊設計資料流；雜亂資料在建置 AI 系統前先清理、整理
來源：GingerControl 合作方式頁面
發布日期：2026年10月11日閱讀 - GingerControl, FAQ
引用資料：GingerOS 讀得了任何文字或圖片形式的資料（email、PDF、Excel 檔、掃描文件和照片）；不支援影片
來源：GingerControl 常見問題
發布日期：2026年10月11日閱讀 - U.S. Customs and Border Protection, Post Summary Corrections
引用資料：報單事後更正（PSC）可在進口日後 300 天內、且在預定核定日 15 天前提出，以先到者為準；該筆申報必須已受理、已繳款、在 CBP 控管下、未在 CBP 審查中，且尚未核定
來源：CBP, Post Summary Corrections
發布日期：2026年8月6日最後修改；2026年10月11日閱讀
常見問題
我們的貿易合規還在用 Excel 管。什麼時候該換成軟體？
當試算表已經說不出某個稅號為什麼這樣選，也說不出新規定打到哪些零件時，就該換了。對一個有 8,000 個 SKU、分屬好幾個法人的團隊來說，這一刻通常出現在同一個零件在兩份檔案裡有兩個稅號，或一次關稅變動就得一列一列手動檢查的時候。能把理由跟著每個稅號保存、並重新檢查受影響零件的軟體才是解法；更大的試算表不是。
我們的 GTM 合約 120 天後續約。時間夠不夠換？
通常夠，前提是先送出不續約通知，並在第一個月就開始匯出。第一天就讀通知條款，因為錯過通知期限，合約可能再續一期。GingerControl 的 GingerOS 專案從第一次通話到上線，通常是 8 到 16 週，所以只要紀錄及早從舊系統匯出、資料整理同時開始，120 天放得下。
我們錯過了不續約的通知日期。還能怎麼辦？
以書面向廠商要求短期延長或較短的續約期，讓你把更換做完，同時繼續利用這段時間匯出並整理紀錄。不論合約怎麼寫，紀錄的責任都在你身上：大多數紀錄 CBP 在進口日後五年內都可以要求調閱，所以要在舊系統的存取權結束前規劃好歸檔。
我們併購來的子公司沒有 ERP，進口紀錄都在 email 和 Excel 裡。它能搬進貿易合規系統嗎？
可以。系統不需要 ERP 才能開始。用 GingerControl 的 GingerOS，沒有 ERP 的法人會得到一套資料儲存環境和替它的團隊設計的資料流，GingerOS 也能讀它的 email、PDF、Excel 檔和圖片（不讀影片）。這家子公司過去的進口申報仍要另外檢查，因為它的稅號可能跟集團其他法人對不上。
我們的產品資料很亂。還能開始嗎？
可以。先把資料整理好，再在上面建置：每個零件、每個法人一列，重複的合併，每個沒有理由的稅號都標出來。在 GingerOS 專案裡，GingerControl 會先把資料清理、整理好，再建置 AI 系統；上線之後，GingerOS 在建議 HTS 稅號之前，會先問缺少的產品事實，例如材質或功能。
遷移期間可以繼續用舊系統或試算表嗎？
可以，而且應該先用一陣子。拿一批零件讓新舊系統平行運行，挑出貨最多、關稅繳最多的那些，並且繼續用舊流程申報，直到每一處差異都有決定、理由也記錄下來為止。等歸檔完成，才關掉舊系統。
每個 SKU 都要一次搬完嗎？
不用。分批搬，依法人或產品系列分，每一批簽核後再搬下一批。8,000 個 SKU 的話，先從最近進口申報用到的零件開始，因為 CBP 最可能問的就是這些稅號；不再進口的零件可以晚點搬，或直接歸檔。
換系統之後，稅則分類紀錄要保存多久？
依 19 CFR 163.4，大多數紀錄要保存到進口日後五年；沖退稅紀錄要保存到該申請款項支付後滿三年。CBP 要求調閱時，依 19 CFR 163.6，進口申報紀錄要在 30 個日曆天內提出。換系統不會改變這兩條規定，所以要把舊紀錄匯出成不靠舊廠商也打得開的格式。
更換貿易合規軟體要花多少錢？
真正的成本是平行運行期間兩份合約重疊的費用、團隊花在匯出和檢查的時間、資料整理，以及新系統本身。問每家廠商，它的價格包不包含資料整理和從舊系統匯出。GingerControl 的 GingerOS 在 Prototype Week 之後依專案報價，所以一個資料雜亂的法人需要多少整理工作，簽約前就已經算進價格。
正在評估貿易合規用的 AI？
交給 GingerOS 處理。
在下一頁選一個30分鐘的時段，和我們的執行長 Chen Cui 通話。帶一則公告或一份 SKU 清單來（ERP 匯出檔、試算表或一封電子郵件都可以），看看 GingerOS 怎麼處理。
審閱：Michael Weick, LCB / CCS
