Cách Repligen xây dựng hệ thống tuân thủ thương mại trung tâm điều khiển bằng AI trên bảy hệ thống ERP tiếp quản qua thâu tóm

Repligen là nhà sản xuất trong lĩnh vực xử lý sinh học toàn cầu, phục vụ khách hàng biopharma và CDMO tại hơn ba mươi quốc gia. Chiến lược tăng trưởng của họ khá bất thường so với ngành: mỗi năm thâu tóm một đến hai nhà sản xuất, chồng lên một danh mục vốn đã rất sâu gồm bioreactor, hệ thống lọc, môi trường sắc ký và thiết bị phân tích. Đến khi Repligen tìm đến GingerControl, danh mục sản phẩm đang được nhập khẩu chủ động đã vượt quá mười sáu nghìn SKU.

Mỗi công ty được thâu tóm đều mang theo hệ thống ERP riêng. Một số được xây dựng nội bộ từ nhiều năm trước, số khác là các gói tiêu chuẩn được một đơn vị tích hợp đã rời đi từ lâu cấu hình. Bảy hệ thống ERP riêng biệt đang chạy trong vận hành thực tế, mỗi hệ thống nắm giữ một phần sự thật về những gì Repligen thực sự bán, nơi sản xuất, và cách phân loại cho hải quan. Để rút ra một báo cáo tuân thủ thương mại duy nhất, phải lấy dữ liệu từ bảy hệ thống, chuẩn hóa bảy lược đồ, và đối chiếu các trường thông tin mâu thuẫn nhau về những sự thật cơ bản.

Yêu cầu của Repligen đối với chúng tôi đặc biệt thẳng thắn. Họ không muốn thêm một công cụ báo cáo nữa gắn tạm bên cạnh. Họ muốn một hệ thống tuân thủ thương mại trung tâm điều khiển bằng AI có thể đọc xuyên suốt mọi ERP, tạo ra một góc nhìn toàn cầu duy nhất về phân loại, báo cáo và kiểm toán, đồng thời hấp thụ mọi thương vụ thâu tóm trong tương lai mà không phải xây lại hệ thống mỗi lần. Phần khó nhất của dự án, hơn hẳn mọi phần khác, là việc chuẩn hóa dữ liệu phải làm trước tiên.

Dự án mở đầu bằng một cuộc đánh giá kéo dài bốn tuần. Đội ngũ thương mại dẫn chúng tôi đi qua một quý báo cáo trước đây và chúng tôi chỉ cho họ thấy thời gian của họ đang trôi về đâu. Ba mô hình nổi lên.

Chúng tôi định giá dự án theo đúng cách chúng tôi triển khai: phạm vi trước, chi phí cố định đối với một sản phẩm bàn giao đã xác định, không có đồng hồ tính giờ mở. Một hệ thống tuân thủ thương mại trung tâm trên bảy ERP là một dự án lớn, nên phạm vi được cố định ngay từ đầu và ngân sách bám theo đó. Dưới đây là cách dự án Repligen được lập ngân sách, sắp xếp trình tự và bàn giao.

Chúng tôi xác định phạm vi dự án tới một sản phẩm bàn giao cố định, một hệ thống tuân thủ thương mại trung tâm đọc xuyên suốt cả bảy ERP vào một chuẩn chuẩn tắc duy nhất, với dịch vụ phân loại toàn cầu phủ lên trên, và định giá dưới dạng phí trọn gói thanh toán theo cột mốc, không phải theo đồng hồ tính giờ. Repligen biết con số trước khi khâu xây dựng bắt đầu, và mỗi khoản thanh toán bám theo một cột mốc mà họ có thể nghiệm thu.

Chúng tôi không ôm đồm tất cả. MVP là sản phẩm bàn giao nhỏ nhất có thể tạo ra một báo cáo tuân thủ liên ERP duy nhất, đáng tin cậy từ lớp chuẩn tắc. Mọi thứ khác đều được đặt tên và hoãn lại, để phạm vi không thể phình ra trên bảy hệ thống.

Năm đó chia thành chín tháng xây dựng và ba tháng triển khai. Phần phát triển chạy qua bốn cột mốc đầu tiên, chuẩn dữ liệu trước tiên vì đây là phần khó nhất, rồi đến lớp hợp nhất, báo cáo hoạt động đầu tiên, và dịch vụ phân loại trên cả bảy ERP. Ba tháng cuối là kiểm thử, đào tạo đội ngũ thương mại, và đánh giá hệ thống đối chiếu với đường cơ sở trước khi ký nghiệm thu.

Mỗi cột mốc đều có một bài kiểm tra nghiệm thu do Repligen làm chủ. Chuẩn dữ liệu phải được các người sở hữu trường ký. MVP phải tạo ra một báo cáo theo quý khớp với báo cáo dựng bằng tay. Dịch vụ phân loại phải nêu ra đúng các SKU lỗi thời đối chiếu với một thay đổi USITC đã biết. Thanh toán theo sau nghiệm thu, không theo lịch.

Việc triển khai được thực hiện theo từng giai đoạn, không phải một cú chuyển đổi lớn tất tay. Các ERP chuyển lên lớp này theo từng đợt, và đội ngũ thương mại vẫn duy trì quy trình cũ cho đến khi mỗi đợt vượt qua bài kiểm tra nghiệm thu. Một giai đoạn thất bại có thể sửa được trước khi ERP tiếp theo được đưa lên, đó chính là toàn bộ điểm mấu chốt của việc sắp xếp trình tự cho một cuộc di chuyển bảy hệ thống theo cách này.

Trong mười hai tháng sau khi triển khai, đội ngũ thương mại của Repligen thôi dành các quý để lắp ráp báo cáo và bắt đầu dành chúng để rà soát nội dung. Cuộc kiểm toán HTS thường niên, trước kia được coi là một dự án kéo dài nhiều tháng cần mượn thêm năng lực chuyên viên phân tích, giờ hoàn tất trong vòng hai tuần với đội ngũ hiện có. Kể từ đó Repligen đã hấp thụ thêm hai thương vụ thâu tóm qua mô hình tiếp nhận mới, mỗi thương vụ được kết nối vào lớp hợp nhất trong khoảng sáu tuần, so với sáu tháng mà quy trình trước dự án thường đòi hỏi.

Điều Repligen coi trọng nhất là sự chuyển dịch trong vận hành. Đội ngũ thương mại không còn hoạt động như một bộ phận đối chiếu tình cờ kiêm luôn việc phân loại. Khoản chi phí đối chiếu được trả một lần tại lớp dữ liệu, nên số giờ của đội ngũ có thể dồn vào công việc phán đoán mà việc phân loại thực sự đòi hỏi.