Repligenが7つの買収先ERPを横断するAI駆動の中央貿易コンプライアンスシステムを構築した方法

Repligenは、30か国以上でバイオ医薬品企業やCDMO顧客にサービスを提供するグローバルなバイオプロセシングメーカーです。その成長戦略はこの業界では珍しく、年に1〜2件のメーカー買収を、すでに深く広がったバイオリアクター、ろ過システム、クロマトグラフィー媒体、分析機器のカタログの上に積み重ねていくものでした。RepligenがGingerControlに相談を持ちかけた時点で、実際に輸入されているカタログは16,000のSKUを超えていました。

買収されたどの企業も、独自のERPを携えて到来しました。数年前に社内で構築されたものもあれば、とうに退職したインテグレーターが構成した標準パッケージもありました。7つの異なるERPが本番稼働しており、それぞれがRepligenが実際に何を販売し、どこで製造され、通関上どのように分類されているかについての真実の一部を保持していました。単一の貿易コンプライアンス報告書を作成するには、7つのシステムから抽出し、7つのスキーマを正規化し、基本的な事実について食い違うフィールドを突き合わせる必要がありました。

Repligenからの依頼は、異例なほど率直でした。彼らは、既存の仕組みの脇にもう1つ報告ツールをボルト留めすることを望んではいませんでした。彼らが望んだのは、あらゆるERPを横断的に読み取り、分類・報告・監査についての単一のグローバルビューを生成し、システムを毎回作り直すことなく将来のあらゆる買収を取り込める、AI駆動の中央貿易コンプライアンスシステムでした。構築で最も難しかった部分は、群を抜いて、まず最初に必要となるデータ標準化でした。

この案件は4週間のアセスメントから始まりました。貿易チームは過去1四半期分の報告書について私たちに説明し、私たちは彼らの工数がどこに費やされているかを説明しました。3つのパターンが浮かび上がりました。

私たちは案件を、運営するのと同じやり方で価格設定します。すなわちスコープを最初に定め、定義された成果物に対して固定し、青天井の時間課金はしません。7つのERPを横断する中央貿易コンプライアンスシステムは大規模な構築であるため、スコープは前もって凍結され、予算はそれを追跡しました。Repligenの案件がどのように予算化され、順序付けられ、納品されたかを以下に示します。

私たちはこの案件を固定の成果物、すなわち7つすべてのERPを横断して1つの正規標準に読み込み、その上にグローバル分類サービスを載せた中央貿易コンプライアンスシステムとしてスコープを定め、時間課金ではなくマイルストーンに対して支払われる固定報酬として価格設定しました。Repligenは構築が始まる前にその金額を把握しており、各支払いは彼らが検収できるマイルストーンを追跡しました。

私たちは何もかもを一度にやろうとはしませんでした。MVPは、正規レイヤーから単一の信頼できるERP横断コンプライアンス報告書を生成できる最小の成果物でした。それ以外はすべて名前を付けて先送りされ、そのためスコープが7つのシステムにまたがって膨らむことはありませんでした。

1年は構築の9か月と展開の3か月に分かれました。開発は最初の4つのマイルストーンを通じて進み、最も難しかったためデータ標準を最初に、次に統合レイヤー、最初の稼働報告書、そして7つすべてのERPを横断する分類サービスを構築しました。最後の3か月は、テスト、貿易チームのトレーニング、そしてサインオフ前のベースラインに対するシステムの評価でした。

すべてのマイルストーンには、Repligenが主導する検収テストがありました。データ標準はフィールド担当者による署名が必要でした。MVPは手作業で作成したものと一致する四半期報告書を生成しなければなりませんでした。分類サービスは、既知のUSITC変更に対して正しい陳腐化SKUを浮かび上がらせなければなりませんでした。支払いはカレンダーではなく、検収に従いました。

展開は一斉切替ではなく、段階的でした。ERPはトランシェ単位でレイヤーに移行し、貿易チームは各トランシェが検収テストに合格するまで従来のプロセスを稼働させ続けました。失敗した段階は次のERPが加わる前に修正可能であり、これこそが7システムの移行をこのように順序立てて行う目的そのものです。

導入後の12か月間、Repligenの貿易チームは四半期を報告書の組み立てに費やすのをやめ、その内容を確認することに費やし始めました。以前は借り受けたアナリストの稼働を要する数か月がかりのプロジェクトとして扱われていた年次HTS監査は、常駐チームだけで2週間以内に完了しました。Repligenはその後、新しいオンボーディングパターンを通じて2件の追加買収を取り込み、それぞれを約6週間で統合レイヤーに接続しました。案件前のプロセスが通常必要としていた6か月に対してです。

Repligenが最も高く評価したのは、業務上の転換でした。貿易チームは、たまたま分類も扱う突合せ窓口として機能することはもうなくなりました。突合せの負担はデータレイヤーで一度だけ支払われたため、チームの工数は分類が本来必要とする判断業務に振り向けられるようになりました。