Repligen이 인수한 7개 ERP 전반에 AI 기반 중앙 무역 컴플라이언스 시스템을 구축한 방법

Repligen은 30개국이 넘는 바이오파마 및 CDMO 고객을 상대하는 글로벌 바이오프로세싱 제조사입니다. 이 회사의 성장 전략은 이 업계에서 이례적입니다. 이미 바이오리액터, 여과 시스템, 크로마토그래피 배지, 분석 장비로 이루어진 깊은 카탈로그 위에, 연간 1~2건의 제조사 인수를 얹어 나갑니다. Repligen이 GingerControl을 찾아왔을 무렵, 실제로 수입되고 있는 카탈로그는 이미 1만 6천 개 SKU를 넘어서 있었습니다.

인수한 회사마다 저마다의 ERP를 함께 들여왔습니다. 어떤 것은 수년 전 자체 구축한 것이었고, 어떤 것은 이미 오래전에 떠난 통합업체가 구성해 둔 표준 패키지였습니다. 7개의 서로 다른 ERP가 운영 환경에서 가동 중이었고, 각각은 Repligen이 실제로 무엇을 판매했는지, 어디서 제조되었는지, 통관을 위해 어떻게 분류되었는지에 대한 진실의 일부만을 담고 있었습니다. 단 하나의 무역 컴플라이언스 보고서를 뽑으려면 7개 시스템에서 데이터를 추출하고, 7개의 스키마를 정규화하고, 기본적인 사실조차 서로 어긋나는 필드들을 대조해야 했습니다.

Repligen이 우리에게 준 요구사항은 이례적으로 명확했습니다. 옆에 볼트로 덧붙인 또 하나의 보고 도구를 원한 것이 아니었습니다. 그들이 원한 것은 모든 ERP를 가로질러 읽어 들이고, 품목분류·보고·감사에 대한 단일 글로벌 뷰를 만들어 내며, 앞으로의 모든 인수를 매번 시스템을 새로 짓지 않고도 흡수할 수 있는 AI 기반 중앙 무역 컴플라이언스 시스템이었습니다. 이 구축에서 압도적으로 가장 어려운 부분은 그 무엇보다 먼저 이루어져야 했던 데이터 표준화였습니다.

프로젝트는 4주간의 진단으로 시작했습니다. 무역팀은 지난 한 분기의 보고서들을 우리에게 짚어 주었고, 우리는 그들의 시간이 어디로 새어 나가고 있는지를 짚어 주었습니다. 세 가지 패턴이 드러났습니다.

우리는 프로젝트를 운영하는 방식 그대로 가격을 매깁니다. 범위를 먼저 정하고, 정의된 산출물에 대해 고정하며, 시간당 요금 미터를 열어 두지 않습니다. 7개 ERP를 아우르는 중앙 무역 컴플라이언스 시스템은 큰 규모의 구축이므로, 범위를 사전에 동결하고 예산이 이를 따라가도록 했습니다. Repligen 프로젝트가 어떻게 예산화되고, 순차 진행되고, 납품되었는지 소개합니다.

우리는 프로젝트 범위를 고정 산출물로 정했습니다. 7개 ERP 전체를 가로질러 하나의 정본 표준으로 읽어 들이고 그 위에 글로벌 품목분류 서비스를 얹은 중앙 무역 컴플라이언스 시스템이 그것입니다. 그리고 이를 시간당 미터가 아니라 마일스톤에 따라 지급하는 고정 수수료로 가격을 매겼습니다. Repligen은 구축이 시작되기 전에 금액을 알고 있었고, 각 지급은 그들이 검수할 수 있는 마일스톤을 따라갔습니다.

우리는 바다를 통째로 끓이지 않았습니다. MVP는 정본 계층으로부터 신뢰할 수 있는 단일 ERP 간 컴플라이언스 보고서를 만들어 낼 수 있는 가장 작은 산출물이었습니다. 그 외 모든 것은 이름을 붙여 미루었고, 그래서 범위가 7개 시스템에 걸쳐 확장되는 일이 생길 수 없었습니다.

1년은 9개월의 구축과 3개월의 롤아웃으로 나뉘었습니다. 개발은 처음 네 개의 마일스톤을 거쳐 진행되었습니다. 가장 어려웠기에 데이터 표준을 먼저 했고, 그다음 통합 계층, 첫 라이브 보고서, 그리고 7개 ERP 전반에 걸친 품목분류 서비스 순이었습니다. 마지막 3개월은 테스트, 무역팀 교육, 그리고 사인오프 전에 기준선 대비 시스템을 평가하는 데 쓰였습니다.

모든 마일스톤에는 Repligen이 소유한 검수 테스트가 있었습니다. 데이터 표준은 필드 소유자들이 서명해야 했습니다. MVP는 손으로 만든 분기별 보고서와 일치하는 보고서를 만들어 내야 했습니다. 품목분류 서비스는 알려진 USITC 변경 사항에 대해 낡은 SKU를 정확히 골라내야 했습니다. 지급은 달력이 아니라 검수를 따랐습니다.

롤아웃은 빅뱅이 아니라 단계적이었습니다. ERP들은 순차적으로 계층에 올라갔고, 무역팀은 각 그룹이 검수 테스트를 통과할 때까지 기존 프로세스를 계속 가동했습니다. 실패한 단계는 다음 ERP가 올라오기 전에 고칠 수 있었는데, 이것이 바로 7개 시스템 마이그레이션을 이런 식으로 순차 진행하는 핵심입니다.

배포 이후 12개월 동안, Repligen 무역팀은 분기를 보고서 조립에 쓰던 것을 멈추고 그 내용을 검토하는 데 쓰기 시작했습니다. 이전에는 빌려 온 분석 인력이 필요한 여러 달짜리 프로젝트로 여겨졌던 연간 HTS 감사가, 상주 팀만으로 2주 안에 끝났습니다. Repligen은 그 이후 새로운 온보딩 패턴을 통해 두 건의 추가 인수를 흡수했으며, 각각을 약 6주 만에 통합 계층에 연결했습니다. 프로젝트 이전 프로세스가 통상 요구했던 6개월과 대비됩니다.

Repligen이 가장 높이 산 것은 운영 방식의 전환이었습니다. 무역팀은 더 이상 품목분류도 겸하는 대조 창구로 기능하지 않습니다. 대조라는 세금은 데이터 계층에서 단 한 번 치러졌고, 덕분에 팀의 시간은 품목분류가 실제로 요구하는 판단 업무에 쓸 수 있게 되었습니다.